会馆章程

第一条　名称

本会馆定名为“南洋东山会馆”（以下简称“本会”）。

第二条　宗旨

本会之宗旨为：联络会员感情，维系彼此关系；从事慈善公益活动，造福社会大众；在有需要时提供援助；并促进文化、教育及社区间之相互了解。

第三条　会址

本会之注册地址为新加坡 Race Course Road（跑马埔路）148号，邮区218596，或由理事会日后议决并经社团注册局批准之其他地址。本会一切活动，凡涉及须经有关当局事先书面批准之场所或场地者，须先取得批准方可进行。

第四条　入会资格

a）凡新加坡籍公民，不分性别，祖籍源自中国东山，品行端正、职业稳定，年满18岁者，均可申请入会。申请人须由现有会员推荐，并填妥入会申请表格。若现有会员无异议，申请将交由理事会审核批准。批准后，申请表须经主席签署，并向本会缴交一次性入会费新币100元，方能正式成为本会会员。

b）本会之收入及财产，无论来源为何，一律须用于推动本章程所载之宗旨，不得以股息、红利或其他任何形式之利润，直接或间接支付或转让予本会现任或曾任会员，或其中任何一人，或经由该等会员而主张权益之任何人士。

第五条

a. 会员须遵守本会之章程、规章及各项决议，并须维护及保持本会之声誉与信誉。

b. 所有会员均享有投票权，以及被选举担任本会职务之权利。

c. 会员之子女，凡该会员正式注册为本会会员已满六（6）个月者，均可申请奖学金及助学金。

d. 本会得应会员之请，委派身为本会会员之代表，调解会员间之纠纷，并促成和解。

e. 会员之配偶或父母去世时，若本会获悉，将致送花圈或挽联致意。

第六条

a. 理事会（以下简称“理事会”）由十七（17）名理事组成：其中十五（15）名理事由常年大会选举产生，另二（2）名理事由理事会从本会声誉良好之会员中委任产生。

b. 理事会职位设置如下：

主席一名

署理主席一名

副主席一名

总务一名

副总务一名

财政一名

副财政一名

文教主任一名

副文教主任一名

交际主任一名

副交际主任一名

理事至多六（6）名（含二名受委任理事）

第七条

理事会获赋予以下职责与权力：

a. 执行会员大会所通过之决议，指导及监督本会各职员之职务，并监管本会资产与财务之管理。

b. 聘用及解雇职员，厘定其薪金，并对表现优异之职员给予奖励。

c. 商讨、制定及落实本会内部规章及其相关细则。

第八条

本会各职员之职责如下：

a. 主席——保管本会会印，监督一切官方往来文件、协议及其他重要文件。

b. 署理主席——须协助主席，并于主席缺席时代行其职务。

c. 副主席须协助署理主席，并于署理主席缺席时代行其职务。

d. 总务——处理本会日常事务，监督受雇职员之职务，并授权签署支出凭单。

e. 副总务——须协助总务，并于总务缺席时代行其职务。

f. 财政——管理本会一切财务事宜，包括处理收支、维持准确账目，以及编制常年预算与财务报告。

g. 副财政——须协助财政，并于财政缺席时代行其职务。

h. 文教主任——筹办及推广文化活动，监督本会慈善及福利相关事宜。

i. 副文教主任——须协助文教主任，并于文教主任缺席时代行其职务。

j. 交际主任——促进会员间之友好关系，调解内部纠纷，并与其他社群维系和睦及友好关系。

k. 副交际主任——须协助交际主任，并于交际主任缺席时代行其职务。

l. 普通理事——协助本会日常行政事务，并执行理事会不时委派之任务。

m. 查账员——两（2）名非理事会成员之投票会员，须于常年大会上选为名誉查账员，任期三（3）年，任满后不得连任。若本会当年度总收入或总支出超过新币500,000元，其账目须依据《社团条例》第4条，交由公共会计师及特许会计师事务所进行审计。

查账员职责如下：

a）须每年查核账目，并向常年大会提呈报告。

b）主席得要求其于任期内任何时候查核本会账目，并向理事会提呈报告。

本会财政年度为每年1月1日至12月31日。

第九条

a. 本会最高权力机构为会员大会。

b. 常年大会须于本会财政年度结束后六个月内召开。

c. 于其他时间，若不少于十二（12）名投票会员以书面形式提出请求，主席须召开特别大会（以两者中较少之人数为准），理事会亦得随时下令召开。请求须以书面形式提交总务，并载明拟处理之事项。特别大会须于接获该请求后两（2）个月内召开。

d. 若理事会未能于接获书面请求后两（2）个月内召开特别大会，提出请求之会员得自行召集特别大会，惟须提前十（10）天以书面形式通知投票会员，载明拟处理之事项，并同时将议程张贴于本会告示板。

e. 常年大会须至少提前十一（11）天发出通知，特别大会须至少提前十（10）天发出通知。会议通知须载明日期、时间及地点，并由总务寄送予所有投票会员。议程详情须于会议召开前四（4）天张贴于本会告示板。

f. 除本章程另有规定外，一切会员大会均不得以代理方式投票。

g. 常年大会须审议以下事项：

i）上一财政年度之账目及理事会常年报告。

ii）于适用情况下，选举下一届职员及名誉查账员。

iii）审阅并议决本会之预算及最终开支估算。

iv）讨论并确认本会拟落实之一般事务。

v）于适用情况下，修订章程及细则，并修正与本会事务管理相关之程序。

h. 任何会员若欲在会员大会议程上列入事项，须于会议召开前一（1）周通知总务。

i. 出席会员大会之投票会员，须占总投票会员人数至少25%，或三十（30）名投票会员（以较少者为准），方构成法定人数。代理人不计入法定人数。

j. 若会员大会开始时未达法定人数，会议应延期半小时；若届时出席人数仍不足法定人数，则以在场人数视为法定人数，惟不得就修订现行章程之任何部分作出决议。

k. 理事会会议

i）双月理事会会议须于每月中旬举行。主席／总务须至少提前三天透过WhatsApp群组通知全体理事。

ii）主席须邀请全体理事就上次会议记录发表意见，方可正式确认通过。会议记录须载明提案人及附议人姓名。

iii）总务须于理事会会议上，就一切会务（包括最新及即将举行之活动与事项）提呈报告。

iv）财政须提呈上月开支详细报告，包括任何特别或额外开支，供理事会审阅及批准。

v）会议期间，须提呈当月账目记录及一切收支凭单，供审阅。

vi）会议法定人数须为理事总人数之至少二分之一（½）。

vii）会议默认由主席主持。

viii）若主席缺席，由署理主席代为主持。

ix）其他一切事项，包括会员提呈之事项，均列入“其他事项”下讨论。

l. 特别理事会会议

遇紧急或急迫事项时，须依下列情况召开特别理事会会议：

• 主席与总务均认为有必要召开会议；或

• 五名或以上理事提呈联署书面请求。主席须至少提前三天以通函通知全体理事。特别理事会会议之法定人数，与常规理事会会议相同，即理事总人数之至少二分之一（½）。

第十条　理事会选举程序

于全体职员（包括主席）任期届满前三（3）个月，理事会须委任五（5）名会员组成选举委员会，负责按下列程序筹备及监督选举事宜：

a）选举委员会之组成——现任理事会须于全体职员任期届满前至少三（3）个月成立选举委员会。

b）候选人提名——除本章程另有规定外，新一届理事会成员须自获本会会员提名之候选人中选出。选举委员会须于提名截止日期前至少两（2）周，将提名表格备妥并分发予全体会员。（附件B）

c）提名要求——每份提名表格须：

• 经附议人签署；及

• 经被提名候选人签署，以示同意参选。

d）无竞选选举——若提名候选人恰为十五名，选举委员会须宣布该等候选人自动当选，毋须投票。

e）竞选选举——若提名候选人超过十五名，选举委员会须：

• 编制全体候选人名单，

• 将该名单连同选票分发予全体会员，及

• 于选票上清楚列明投票截止之时间及日期。

f）卸任理事会之解散——选举结果确定、新一届理事会组成后，卸任理事会须即告解散。

g）职务交接——新一届理事会须于选举后一（1）个月内正式接任。卸任与新任理事会之间，须妥善进行职务交接，包括一切文件及记录之移交。

h）就职典礼——选举委员会须订定就职典礼日期，并得邀请永久顾问或嘉宾莅临见证典礼。

第十一条　理事会内部职员之选举

本会职员须自新当选之理事会成员中，依照第四部分“组织架构”所列职位选出。

第十二条　职员之改选

理事会成员改选各自职位时，出席人数须超过理事总人数之半数，方构成有效法定人数。

改选完成后，一切选票须予封存，保留六（6）个月以备存档，期满后方可妥善销毁。

第十三条　选举结果之确定

获得最高票数之候选人当选。

若两名或以上候选人得票相同，则以抽签方式决定当选者。

第十四条

全体理事之任期为三（3）年。理事若获连任，得继续任职。惟主席、财政及副财政须遵守第十六及十七条所载之特定限制。

第十五条

主席最多得连任两（2）届，每届任期三（3）年。

第十六条

财政不得连续两（2）届任职，每届任期三（3）年。

第十七条

新当选理事会成员正式就职当日，卸任理事须将一切会印、往来文件、文件、协议、记录、账簿及其他重要资料，移交予新任理事会。

第十八条

上届任期内未完成之事务或事项，须清楚列明，并由卸任理事移交予新当选理事会，以便继续处理及完成。

若有任何事项或职责被遗漏或疏忽，前届理事仍须就该等疏漏负责。

第十九条　职员及理事之替补

若任何职员于任期届满前出缺，替补安排如下：

a）主席职位之替补——由署理主席接任主席职务。因而出现之署理主席空缺，须自现任理事会成员中选举补上。理事会之空缺，则由上届选举中得票次高之候补理事递补。

b）其他职员之替补——其他职员出缺时，由其各自之副职或助理职员接任。因而产生之空缺，同样须自理事会成员中选举补上。

c）替补职员之任期——替补职员之任期，与现届理事会之剩余任期相同。理事会之任何变动，须于变动后两（2）周内通知社团注册局。

第二十条　名誉头衔

本会得依会员过往之贡献及功绩，由理事会审议并决定授予名誉头衔。名誉头衔持有人除非本身为本会普通会员，否则不享有投票权及被选举担任本会职务之权利。

第二十一条

本会每逢从事任何慈善或公益活动，理事会得拨款不超过新币3,000元以支付相关开销。若理事会需拨款超过此数额，须于会员大会上提呈额外开支之用途，交由大会议决。

第二十二条

本会一切支票及电子转账，须由主席、总务及财政三人中之任何两人共同签署。交易须加盖本会会印方为有效。

第二十三条

一切募集之款项，须以本会名义存入经理事会批准之银行。财政不得于任何时候持有超过新币500元之现金。

第二十四条

一切收支须记录于官方账目记录，由总务或行政人员于本会办事处妥善保管。理事或职员得随时查阅该等记录。未经理事会事先批准，该等记录不得移出本会办事处。

第二十五条

本会不动产之任何变更或出售，须经会员大会批准。

第二十六条

一切透过捐献筹得之款项，须妥善入账并存档记录。

第二十七条

本会须委任四（4）名产业信托人，负责管理本会产业。该等信托人之委任及替换，须由会员大会议决。

第二十八条

一切境外捐款及联系，均须申报。该等收入来源须经查证并获理事会批准。

第二十九条

理事会及职员，包括主席在内，一律义务任职，不受薪酬。惟本会将支付行政人员之酬劳。

第三十条

本会须先获社团注册局书面批准，方得修订本章程。章程之任何修订、增删，须于会员大会上通过，并须获出席大会之投票会员三分之二（2/3）多数同意，方为有效。

第三十一条

a. 本会会所内严禁任何形式之赌博活动，包括打牌或搓麻将，无论是否涉及赌注。亦禁止携入赌具、毒品或不良分子进入会所。

b. 本会经费不得用于缴付会员因法庭定罪而须支付之罚款。

c. 本会不得从事新加坡现行有关工会法令所界定之任何工会活动。

d. 本会不得以本会名义，或以本会职员、理事或会员名义，举办任何形式之彩票活动，无论是否仅限本会会员参与。

e. 本会不得参与任何政治活动，亦不得容许本会经费及／或会所用作政治用途。

f. 本会不得在未依任何相关法律（包括但不限于1947年《挨家募捐及街头募捐法令》）取得所需执照或准证前，于公共场所向公众筹款，惟依该法令获豁免者除外。本会须依据《社团条例》第6条，于任何筹款活动结束后六十（60）天内，提呈筹款记录。

第三十二条

a. 本会之解散，须经居住于新加坡之总会员人数至少五分之三（3/5），亲身出席或委托代理人于为此目的而召开之会员大会上表决同意，方可进行。

b. 一旦按上述方式解散，须先清偿本会所有依法承担之债务及负债。剩余款项须依会员大会所议决，捐赠予政府认可之慈善机构。

c. 解散证明书须于解散后七（7）天内呈交社团注册局。